Privacyverklaring
Effectief per: 16 november 2021
IKOCREATE vindt het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van groot belang. Uw persoonsgegevens worden bij IKOCREATE zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt IKOCREATE zich aan relevante wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Hieronder legt IKOCREATE uit hoe zij uw gegevens verzamelt en gebruikt, en met welk doel zij dat doet. IKOCREATE raadt u aan deze privacyverklaring goed te lezen. Deze privacyverklaring heeft betrekking op de websites en dienstverlening van IKOCREATE. Met deze privacyverklaring voldoet IKOCREATE aan haar informatieplicht op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Als u de websites van IKOCREATE bezoekt of gebruik maakt van haar dienstverlening verwerkt IKOCREATE persoonsgegevens die u, of uw organisatie, met haar deelt. IKOCREATE zal de persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken dan beschreven in deze verklaring, tenzij u daar vooraf toestemming voor heeft gegeven.
IKOCREATE kan deze privacyverklaring herzien. Als er belangrijke dingen veranderen in de
manier waarop zij uw gegevens verwerkt, zal IKOCREATE u eerst informeren en waar nodig, opnieuw om toestemming vragen.
Contactgegevens
- IKOCREATE, verder te noemen: IKOCREATE, is onderdeel van Stichting IKONE, gevestigd aan de Dokter Stolteweg 74 in (8025AZ) Zwolle en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 61392944.
- Voor privacy gerelateerde zaken kunt u contact met IKOCREATE opnemen via [email protected]
Betrokkenen
- IKOCREATE verwerkt persoonsgegevens van {haar websitebezoekers, leveranciers, zakelijke contacten en (potentiële) klanten, inclusief medewerkers en ingehuurde derden.} IKOCREATE verkrijgt de gegevens in principe rechtstreeks van u of via de organisatie die u vertegenwoordigd.
- IKOCREATE heeft niet de intentie om persoonsgegevens te verwerken van websitebezoekers jonger dan 16 jaar zonder toestemming van ouders of voogd. IKOCREATE kan echter niet controleren of haar websitebezoekers ouder dan 16 zijn. Als u vermoedt dat IKOCREATE persoonsgegevens van een persoon jonger dan 16 jaar verwerkt zonder toestemming of andere geldige grondslag, stuur dan een bericht naar {e-mail}, zodat IKOCREATE de informatie kan verwijderen als zij deze niet rechtmatig verwerkt.
Dienstverlening
IKOCREATE verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening.
Persoonsgegevens
Wanneer u gebruik maakt van de dienstverlening van IKOCREATE, dan kan zij de volgende
persoonsgegevens verwerken van haar opdrachtgevers en hun medewerkers:
Voor- en achternaam
Bedrijfsnaam
KvK-nummer
Adresgegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Geslacht
Afbeelding, video en audio
Inloggegevens online omgeving IKOCREATE
Log- en gebruikersgegevens online omgeving IKOCREATE
Betalingsgegevens
Klantnummer
Correspondentie, inclusief e-mails en tekstberichten
Overige persoonsgegevens die u en uw organisatie actief aan IKOCREATE verstrekt in het
kader van haar dienstverlening door gebruikmaking van de diensten of telefonisch.
IKOCREATE realiseert zich dat u bedrijfsgevoelige informatie met haar kan delen in het kader van de dienstverlening. Uiteraard gaat IKOCREATE daar net zo zorgvuldig en veilig mee om als zij dat verplicht is bij persoonsgegevens.
Persoonsgegevens van patiënten
Voor bepaalde dienstverlening kan het nodig zijn dat door de opdrachtgever van IKOCREATE informatie over patiënten met IKOCREATE wordt gedeeld. Het gaat hierbij gaan om contactgegevens van patiënten, hun ervaringen en hun ziektebeeld. Deze informatie wordt alleen met toestemming van de patiënt aan IKOCREATE verstrekt in het kader van een actieve bijdrage aan de dienstverlening die IKOCREATE levert aan haar opdrachtgever. Het gaat hier om diensten zoals advisering, deelname aan bijeenkomsten, zoals trainingen, en het toevoegen van het patiënt perspectief aan (wetenschappelijk) onderzoek. IKOCREATE verwerkt deze gegevens op basis van de overeenkomst die zij heeft gesloten met haar opdrachtgever.
Verantwoordelijk voor het verkrijgen van toestemming voor het delen van gegevens met
IKOCREATE is dan ook haar opdrachtgever.
Voor de overige dienstverlening, waaronder de co-creatie methode, hoeft IKOCREATE niet te weten wie patiënten zijn. Het delen van patiëntinformatie die direct of indirect herleid kan
worden tot een individueel persoon is niet nodig en betekent voor degene die de informatie
deelt een datalek én schending van het beroepsgeheim.
Doel en grondslag
IKOCREATE verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
Uitvoeren van de overeengekomen dienstverleningsovereenkomst (overeenkomst)
Het informeren over wijzigingen van haar diensten en producten (overeenkomst)
Het informeren over nieuwe diensten en producten (gerechtvaardigd belang)
Wettelijke verplichtingen, waaronder de administratieplicht in het kader van de
belastingen (wettelijke plicht)
Afhandelen van de betaling (overeenkomst)
Aanmaken van een account (overeenkomst)
Het controleren of opdrachtgever rechtmatig gebruik maakt van de verstrekte
toegang (gerechtvaardigd belang)
Bewaartermijn
Uw persoonsgegevens die IKOCREATE ontvangt in het kader van haar dienstverlening bewaart zij minimaal gedurende vijf jaar na einde van de overeenkomst. Gegevens die IKOCREATE nodig heeft voor het voldoen aan haar administratieverplichtingen, zoals offertes, contracten en facturen, bewaart zij minimaal zeven haar na einde van het boekjaar waarop de gegevens betrekking hebben.
Gerechtvaardigd belang
Het informeren over nieuwe diensten en producten
Indien u gebruik maakt van onze dienstverlening kunnen wij u benaderen voor nieuwe
diensten of producten, indien dat past bij de aard van de afgenomen dienstverlening. Wij
willen u graag zo goed mogelijk van dienst zijn. Wellicht dat onze nieuwe dienstverlening
beter bij u past dan wat u reeds van ons afneemt. Om die reden informeren wij u over
nieuwe diensten en producten. Indien u liever niet wil dat wij u hierover informeren, kunt u
dat bij ons aangeven via de hierboven vermelde contactgegevens.
Het controleren of opdrachtgever rechtmatig gebruik maakt van de verstrekte toegang
In het kader van onze dienstverlening aan u kunnen wij toegang op naam verstrekken aan
medewerkers van u. Het is niet toegestaan om Wij controleren aan de hand van inloggegevens en gebruikersgegevens of rechtmatig gebruik wordt gemaakt van de verstrekte toegang. Wij controleren met name of u niet aan anderen dan de met naam genoemde personen toegang geeft.
Patiënt experts
IKOCREATE verwerkt persoonsgegevens van haar patiënt experts. Patiënt experts kunnen
medewerkers, vrijwilliger en externen zijn.
Persoonsgegevens
Wanneer u een patiënt expert bent bij IKOCREATE, dan kan zij de volgende persoonsgegevens van u verwerken:
Voor- en achternaam
Adresgegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Geslacht
Gezondheidsgegevens
Correspondentie, inclusief e-mails en tekstberichten
Overige persoonsgegevens die u actief aan IKOCREATE verstrekt
Doel en grondslag
IKOCREATE verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
Uitvoering geven aan de gemaakte afspraken (overeenkomst)
Informeren over deelname aan (nieuwe) projecten (overeenkomst)
Waarom heb je de gezondheidsgegevens nodig? (toestemming)
IKOCREATE verwerkt met toestemming gezondheidsgegevens van haar patiënt experts. Het gaat hier om gegevens zoals beschreven in het intakeformulier. Per vraag kan gekozen worden of deze wel of niet ingevuld wordt. Gegevens kunnen altijd verwijderd worden.
Bewaartermijn
Uw persoonsgegevens die IKOCREATE ontvangt van haar patiënt experts bewaart zij zolang u patiënt expert bent en gedurende een jaar daarna.
Toestemming
Als IKOCREATE uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming verwerkt, dan kunt u deze altijd intrekken door contact op te nemen via bovenstaande contactgegevens. IKOCREATE zal uw verzoek zo snel mogelijk afhandelen.
Bijzonderheden
Gegevens die met uw medeweten zijn gedeeld met derde partijen in verband met uw rol als
patiënt expert vallen onder de verantwoordelijkheid van de desbetreffende organisatie.
Gegevens die met uw medeweten zijn opgenomen in documenten en dergelijke kunnen na
gebruik niet verwijderd worden.
Consequenties / verplichting
Het niet verstrekken van gezondheidsgegevens betekent niet dat u geen patiënt expert bij
IKOCREATE kunt zijn. Het zal echter wel lastiger zijn voor IKOCREATE om u op een goede manier in te zetten als patiënt expert als zij niet of onvoldoende op de hoogte is van uw gezondheid.
Nieuwsbrief
IKOCREATE verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van het versturen van haar nieuwsbrief. Wanneer u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief van IKOCREATE, dan verwerkt zij de volgende persoonsgegevens:
Voor- en achternaam
E-mailadres
Doel en grondslag
IKOCREATE verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
Verzenden van onze nieuwsbrief (toestemming)
Bewaartermijn
IKOCREATE bewaart uw gegevens zolang u de nieuwsbrief wilt ontvangen, en gedurende zes maanden daarna. IKOCREATE maakt voor het versturen van haar nieuwsbrieven gebruik van software. Het afmelden voor een nieuwsbrief betekent uiteraard dat u geen nieuwsbrief meer ontvangt. Uw gegevens worden echter niet automatisch door de software verwijderd. IKOCREATE moet handmatig de gegevens van uit de software verwijderen. Zij controleert dit periodiek.
Toestemming
U kunt zich altijd afmelden voor de nieuwsbrief via de link in de e-mail.
Vraag of verzoek
IKOCREATE verwerkt persoonsgegevens als u telefonisch, via de e-mail, via het contactformulier op haar websites of anderszins contact met haar opneemt.
Wanneer u contact opneemt met IKOCREATE, dan kan zij de volgende persoonsgegevens
verwerken:
Voor- en achternaam
E-mailadres
Telefoonnummer
Correspondentie, inclusief e-mails
Overige persoonsgegevens die u actief aan IKOCREATE verstrekt
Doel en grondslag
IKOCREATE verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
Contact opnemen of iets doen overeenkomstig het door u ingevulde formulier
(gerechtvaardigd belang)
Afhandelen van uw vraag of verzoek (gerechtvaardigd belang)
Gerechtvaardigd belang
Indien u IKOCREATE benadert met een vraag of verzoek, dan heeft IKOCREATE uw persoonsgegevens nodig om te kunnen reageren en uw vraag of verzoek af te kunnen handelen.
Bewaartermijn
IKOCREATE gebruikt uw gegevens ter afhandeling van uw vraag of verzoek. Afhankelijk van uw vraag of verzoek zal deze al dan niet gearchiveerd worden. IKOCREATE bewaart haar archief tenminste 5 jaar.
Donaties
IKOCREATE verwerkt persoonsgegevens als u een donatie heeft gedaan. Wanneer u een donatie doet aan IKOCREATE, dan kan zij de volgende persoonsgegevens verwerken:
Voor- en achternaam
E-mailadres
Telefoonnummer
Gedoneerd bedrag
Correspondentie, inclusief e-mails
Overige persoonsgegevens die u actief aan IKOCREATE verstrekt
Doel en grondslag
IKOCREATE verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
Afhandelen van uw donatie (gerechtvaardigd belang)
Het informeren over activiteiten gerelateerd aan de gedane donatie (gerechtvaardigd
belang)
Het informeren over andere activiteiten via de donateurs nieuwsbrief (toestemming)
Wettelijke verplichtingen, waaronder de administratieplicht in het kader van de
belastingen (wettelijke plicht)
Gerechtvaardigd belang
Indien u een donatie heeft gedaan aan IKOCREATE, dan zal IKOCREATE deze op een goede manier moeten afhandelen. Onderdeel daarvan is voor IKOCREATE dat zij u informeert over de activiteiten gerelateerd aan de door u gedane donatie. Een goede relatie opbouwen en onderhouden met haar donateurs is van wezenlijk belang voor het voortbestaan van IKOCREATE die voor een deel van haar activiteiten afhankelijk is van donaties.
Bewaartermijn
IKOCREATE bewaart uw gegevens, mede in verband met het voldoen aan haar wettelijke
administratieverplichtingen, minimaal zeven haar na einde van het boekjaar waarin uw laatste donatie is geweest.
Toestemming
U kunt zich altijd afmelden voor de donateursnieuwsbrief via de link in de e-mail.
Contactgegevens
IKOCREATE verwerkt persoonsgegevens van haar leveranciers, zakelijke contacten, donateurs en potentiële of oud-klanten. IKOCREATE verwerkt, in het kader van haar relatiebeheer, de volgende persoonsgegevens:
Voor- en achternaam
E-mailadres
Telefoonnummer
Bedrijfsnaam
KvK-nummer
Adresgegevens
Correspondentie, inclusief e-mails
Overige persoonsgegevens die u actief aan IKOCREATE verstrekt
Doel en grondslag
IKOCREATE verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
Contactgegevens bewaren in haar CRM (gerechtvaardigd belang)
Persoonlijk contact opnemen (gerechtvaardigd belang)
Gerechtvaardigd belang
IKOCREATE onderhoudt contact met veel mensen. Het betreft hier onder meer leveranciers,
potentiële samenwerkingspartijen of klanten, donateurs en andere zakelijke relaties. Een
goed relatiebeheer is van groot belang voor haar organisatie. IKOCREATE bewaart daarom de contactgegevens van deze personen in haar CRM-systeem. Zij kan zo nodig persoonlijk
contact met u opnemen.
Indien IKOCREATE uw gegevens moet verwijderen en zij van mening is dat het behouden van het contact met u in het belang van haar organisatie is, dan kan IKOCREATE, voordat zij overgaat tot het verwijderen van uw gegevens, persoonlijk contact met u opnemen en in dat verband nog eenmalig gebruik maken van uw persoonsgegevens.
Bewaartermijn
Indien zij uw contactgegevens opslaat in haar CRM-systeem bewaart zij uw gegevens niet
langer dan noodzakelijk in het belang van haar organisatie of totdat u IKOCREATE verzoekt deze te verwijderen.
Website Bezoekers
IKOCREATE verwerkt persoonsgegevens van haar website bezoekers.
Wanneer u een website van IKOCREATE bezoekt, dan kan zij de volgende persoonsgegevens
verwerken:
IP-adres
Locatiegegevens
Andere gegevens waarvoor u toestemming heeft gegeven via de cookie banner op de websites van IKOCREATE
Doel en grondslag
IKOCREATE verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
Het verbeteren van de toegang tot en werking van haar website
Het bieden van een goede gebruikerservaring van haar website
Het analyseren van informatie ten behoeve van marketingdoeleinden
Cookies
Waar IKOCREATE deze doelen kan bereiken zonder het gebruik van persoonsgegevens of door het inzetten van enkel functioneren cookies, dan is de grondslag voor het verwerken van eventuele persoonsgegevens gelegen in het gerechtvaardigd belang dat IKOCREATE heeft bij een goed functionerende website. Denk hierbij aan de mogelijkheid tot reageren, de werking van spamfilters en het gebruik van caching om de website sneller te maken.
Waar IKOCREATE haar doelen alleen kan bereiken door een ander gebruik van
persoonsgegevens, dan verwerkt zij uw persoonsgegevens alleen met uw toestemming.
Meer informatie hierover kunt u vinden in de cookieverklaring van IKOCREATE en via de tool die IKOCREATE hiervoor op haar website gebruikt.
Google Analytics
IKOCREATE maakt gebruik van Google Analytics. De verkregen informatie wordt, met inbegrip van het IP-adres, door Google overgebracht en opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacy beleid van Google voor meer informatie. U vindt hier ook het privacy beleid van Google Analytics. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe de websites van IKOCREATE gebruikt worde en om rapporten over de websites aan IKOCREATE te kunnen verstrekken. Google kan deze informatie aan derden verstrekken wanneer Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. IKOCREATE heeft hier geen invloed op.
IKOCREATE heeft Google geen toestemming gegeven om via IKOCREATE verkregen Analytics- informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.
Social media
Op de website van IKOCREATE staat Social media links. Door gebruik te maken van deze Social media deelt u mogelijk uw gegevens met het betreffende sociale medium en worden er mogelijk cookies door deze partij geplaatst in uw browser.
Als u wilt weten wat deze derde partijen met uw gegevens doen, dan is het raadzaam hun
privacy beleid door te nemen. Deze is meestal te vinden op hun eigen website. Sommige
van deze partijen slaan deze gegevens op in de Verenigde Staten
Youtube
Op de websites van IKOCREATE staan YouTube filmpjes. Wanneer u deze filmpjes afspeelt kan het zijn dat YouTube persoonsgegevens van u registreert. IKOCREATE heeft hier geen invloed op. Deze vindt u in het privacy beleid van YouTube.
Hosting
Uw IP-adres kan worden opgeslagen in de logbestanden van de webserver van IKOCREATE als u haar website bezoekt. Dit is noodzakelijk om de website op de juiste manier te beheren en te beveiligen. IKOCREATE gebruikt uw IP-adres niet {zonder uw toestemming} om uw online gedrag te volgen of te registeren. In principe is IKOCREATE niet in staat om uw IP-adres te koppelen aan uw naam, adres of andere identificerende informatie, tenzij u aan IKOCREATE dergelijke informatie verstrekt en gebruik blijft maken van hetzelfde IP-adres.
Bewaartermijn
In het algemeen worden cookies bewaard voor de duur van de (browser)sessie. De
gegevens die u verstrekt aan derde partijen worden bewaard overeenkomstig hun privacy
beleid. IKOCREATE heeft daar geen invloed op.
Toestemming
U kunt u afmelden voor cookies via de cookie tool die IKOCREATE op haar websites gebruikt. Ook kunt u uw internetbrowser zo instellen dat deze geen cookies meer opslaat of alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen, al dan niet automatisch.
Consequenties / verplichting
U bent niet verplicht tot het accepteren van de cookies. Het is echter wel mogelijk dat u
hierdoor een minder goede gebruikerservaring heeft van de websites van IKOCREATE en niet van alle functionaliteiten gebruik kunt maken.
Geautomatiseerde besluitvorming
IKOCREATE doet niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming en profilering die nadelige gevolgen kan hebben voor u als persoon. Het gaat hierbij om besluiten door een computer of geautomatiseerde systemen worden genomen zonder dat een mens daarbij betrokken is.
Uw rechten
U heeft het recht op inzage in uw gegevens, het recht op aanpassing indien uw gegevens
onjuist zijn, het recht op verwijdering van uw gegevens, het recht op bezwaar tegen een gegevensverwerking, het recht op beperking van een gegevensverwerking en het recht op
overdraagbaarheid van uw gegevens.
Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op basis van gerechtvaardigd belang heeft u
het recht hier bezwaar tegen te maken. Dit kunt u doen door contact met IKOCREATE op te
nemen via bovenstaande contactgegevens. Er wordt dan nogmaals gekeken naar uw belang
in relatie tot het belang van IKOCREATE.
Indien u gebruik wilt maken van een van deze rechten, dan kunt u uw verzoek naar IKOCREATE mailen via bovenstaande contactgegevens . Mogelijk moet IKOCREATE uw identiteit verifiëren om aan uw verzoek te voldoen. In dat geval kan IKOCREATE u verzoeken een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen, zodat vastgesteld kan worden dat IKOCREATE de gevraagde informatie aan de juiste persoon verstrekt.
Maak op de kopie van uw identiteitsbewijs uw pasfoto, machine readable zone en BSN
onleesbaar. U kunt hiervoor de Kopie ID app gebruiken van het ministerie van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties.
IKOCREATE zal tijdig reageren. Mocht u niet tevreden zijn met de afhandeling van uw verzoek, dan kunt u een klacht voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
Delen met anderen IKOCREATE zal uw gegevens niet delen met anderen zonder uw toestemming, tenzij dit nodig is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst die u, of uw organisatie, met IKOCREATE heeft afgesloten of tenzij dit een wettelijke verplichting is.
IKOCREATE maakt gebruik van meerdere verwerkers. IKOCREATE heeft met al haar verwerkers een verwerkersovereenkomst afgesloten. Indien IKOCREATE gegevens deelt met een andere partij dan een verwerker, maakt zij waar nodig contractuele afspraken met betrekking tot het delen van gegevens. De gegevens van onze patiënt experts kan IKOCREATE met uw medeweten delen met derde partijen in verband met hun rol als patiënt expert.
Op dit moment kan IKOCREATE uw gegevens delen met de volgende partijen:
De hostingprovider, die onze website op zijn server heeft staan;
De accountant;
De partij die ons in staat stelt inzage te krijgen in de statistieken over het gebruik van
onze website;
De partij wiens dienstverlening we gebruiken om de nieuwsbrief te verzenden;
De partij wiens dienstverlening we gebruiken om gegevens te bewaren.
De partij wiens dienstverlening we gebruiken voor de online omgeving van de co-
creatie methode
IKOCREATE verkoopt uw gegevens niet aan andere partijen.
Doorgifte van persoonsgegevens
Het uitgangspunt is om zoveel mogelijk samen te werken met partijen die uw gegevens
opslaan binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Dat zal echter niet altijd mogelijk
zijn. Wanneer IKOCREATE uw gegevens buiten de EER verwerkt, dan neemt zij de juiste
maatregelen om er zeker van te zijn dat persoonsgegevens goed beveiligd zijn conform de
eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming van haar vereist. In dat geval
werkt IKOCREATE samen met partijen in door de Europese Commissie erkende landen met een passend beschermingsniveau. Als een partij hier niet aan voldoet, dan zal IKOCREATE de standaard contractbepalingen implementeren.
Beveiliging
IKOCREATE zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens tegen verlies of tegen onrechtmatige
verwerking worden beveiligd. IKOCREATE heeft onder andere de volgende technische en
organisatorische maatregelen genomen:
Gebruik van sterke wachtwoorden en waar mogelijk het gebruik van een tweede
factor
Gebruik van een beveiligde omgeving voor opslag van de gegevens
Gebruik van verwerkers met een adequaat beveiligingsniveau gezien de aard van de
gegevens
Gebruik van een beveiligingscertificaat op de websites van IKOCREATE, te herkennen aan
het slotje in de adresbalk
Doel gebonden toegangsbeperkingen
Afgesloten kantoren en kasten
Regelmatig installeren van updates op website, computers en dergelijke.
